Artykuł ekspercki | Baza wiedzy
Dokumentacja medyczna zawiera dane szczególnych kategorii i wymaga wysokiego poziomu zabezpieczenia. Naruszenia w obszarze przechowywania mogą powodować poważne konsekwencje prawne, finansowe i organizacyjne.
Obowiązki
Podmiot wykonujący działalność leczniczą musi chronić dokumentację przed utratą, uszkodzeniem, zniszczeniem, dostępem osób nieuprawnionych, ujawnieniem danych, przypadkową modyfikacją i usunięciem danych.
Dotyczy to zarówno dokumentacji papierowej, jak i elektronicznej. Samo „posiadanie dokumentów” nie wystarcza — konieczne są procedury organizacyjne i techniczne.
Brak kontroli dostępu, przechowywanie dokumentacji w nieprzystosowanych miejscach, brak kopii zapasowych, nieprawidłowe niszczenie dokumentów czy pozostawienie dokumentacji po likwidacji gabinetu bez wskazania podmiotu przejmującego.
Konsekwencje
Skala sankcji: zgodnie z RODO do 10 mln euro lub 2% obrotu, albo do 20 mln euro lub 4% obrotu — zależnie od naruszenia.
Roszczenia: pacjent może dochodzić odszkodowania lub zadośćuczynienia za szkody majątkowe i naruszenie dóbr osobistych.
Zakres: lekarze i personel medyczny mogą odpowiadać zawodowo za celowe zniszczenie dokumentacji, naruszenie tajemnicy lekarskiej i rażące zaniedbania.
Kiedy? przy świadomym ujawnieniu danych, celowym usuwaniu dokumentacji, fałszowaniu dokumentów lub bezprawnym udostępnianiu danych medycznych.
Jak ograniczyć ryzyko
Wdrożenie procedur archiwizacji, kontroli dostępu, regularnych kopii zapasowych, zabezpieczeń IT i okresowych audytów znacząco ogranicza ryzyko naruszeń.
Kluczowe są szkolenia personelu i przypisanie odpowiedzialności za poszczególne etapy pracy z dokumentacją medyczną.
Dobrze zaprojektowany system przechowywania dokumentacji to realna ochrona pacjentów i działalności medycznej. Pomożemy wdrożyć proces zgodny z przepisami i gotowy na audyt.
Źródła