Artykuł ekspercki | Baza wiedzy

Dokumentacja medyczna po śmierci lekarza – procedura

Śmierć lekarza prowadzącego indywidualną praktykę medyczną to trudna sytuacja dla rodziny, współpracowników i pacjentów. Poza zakończeniem działalności pojawia się obowiązek prawidłowego zabezpieczenia dokumentacji medycznej, która zawiera dane szczególnie chronione.

Podstawa prawna

Kto przejmuje dokumentację po śmierci lekarza?

W przypadku śmierci lekarza wykonującego zawód w formie praktyki zawodowej obowiązek przejęcia dokumentacji spoczywa na właściwej okręgowej izbie lekarskiej, o ile dokumentacja nie została wcześniej przejęta przez inny podmiot kontynuujący działalność.

Wynika to z art. 30a ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta. Celem tej regulacji jest ochrona praw pacjentów i zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji.

Najczęściej dotyczy to praktyk indywidualnych

W szczególności indywidualnych i indywidualnych specjalistycznych praktyk prowadzonych wyłącznie przez zmarłego lekarza. W przypadku większego podmiotu leczniczego tryb może być inny i zależy od struktury organizacyjnej.

Procedura krok po kroku

Jak wygląda przekazanie dokumentacji?

  1. Krok 1 – ustalenie miejsca przechowywania dokumentacji

    Należy ustalić, gdzie znajduje się dokumentacja papierowa, elektroniczna lub mieszana, w tym nośniki, komputery, serwery i kopie zapasowe.

  2. Krok 2 – kontakt z właściwą okręgową izbą lekarską

    Osoba posiadająca dokumentację (np. rodzina, spadkobierca) zgłasza sprawę do izby. Zwykle wymagane są dane lekarza, numer PWZ, miejsce przechowywania dokumentacji i dane osoby przekazującej.

  3. Krok 3 – sporządzenie protokołu przekazania

    Przekazanie odbywa się protokolarnie (zdawczo-odbiorczo), z opisem liczby kartotek, nośników, stanu dokumentacji i ewentualnych braków.

  4. Krok 4 – zabezpieczenie i archiwizacja

    Po przejęciu dokumentacja musi być zabezpieczona przed utratą, uszkodzeniem, zniszczeniem, dostępem osób nieuprawnionych i naruszeniem zasad ochrony danych osobowych.

Dostęp do danych

Kto może uzyskać dokumentację?

Przejęcie dokumentacji przez izbę lekarską nie pozbawia pacjentów ich praw. Dokumentacja może być udostępniona pacjentowi, przedstawicielowi ustawowemu, osobie upoważnionej przez pacjenta oraz podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

Udostępnienie następuje po złożeniu odpowiedniego wniosku.

Ważne

Czy rodzina lekarza może samodzielnie przechowywać dokumentację?

Co do zasady nie. Rodzina zmarłego lekarza nie staje się automatycznie administratorem dokumentacji medycznej. Jej rola polega przede wszystkim na zabezpieczeniu dokumentów do czasu formalnego przekazania właściwemu podmiotowi.

Ryzyko: samodzielne przechowywanie dokumentacji bez podstawy prawnej może prowadzić do naruszeń przepisów o ochronie danych i praw pacjenta.

Podsumowanie

Najważniejsze wnioski

Śmierć lekarza prowadzącego praktykę nie powoduje wygaśnięcia obowiązków dokumentacyjnych. Należy możliwie szybko skontaktować się z właściwą okręgową izbą lekarską i przeprowadzić formalne przekazanie dokumentacji zgodnie z procedurą.

Potrzebujesz wsparcia w uporządkowaniu i przekazaniu dokumentacji?

Pomożemy przygotować dokumentację do bezpiecznego, formalnego przejęcia oraz dobrać właściwą ścieżkę operacyjną i prawną.

Skontaktuj się z nami Wniosek o dokumentację pacjenta

Źródła

Podstawa merytoryczna artykułu

  1. Ustawa o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (art. 30a)

    isap.sejm.gov.pl

  2. Rzecznik Praw Pacjenta – dostęp do dokumentacji medycznej

    gov.pl/web/rpp

  3. Naczelna Izba Lekarska

    nil.org.pl

  4. Przykładowe procedury Okręgowych Izb Lekarskich

    wil.org.pl

    oillublin.pl